Veelgestelde vragen Vierjarige subsidies 2025-2028

Het aanvraagformulier gaat op 4 december 2023 om 9.00 uur open. Aanvragen moeten voor 1 februari 2024 16.00 uur zijn ingediend.

De regeling is in grote lijnen gelijk gebleven, maar er is een aantal accenten aangebracht voor 2025-2028, met het oog op de beleidsambities van de stad. Ook is een aantal dingen vereenvoudigd. Hieronder staan de voornaamste wijzigingen. De regeling en toelichting zijn altijd leidend.

• De beoordelingscriteria zijn geactualiseerd – lees goed de toelichting op de regeling voor de volledige omschrijving van de criteria en subcriteria waarop de aanvraag straks wordt beoordeeld door de adviescommissie
• Er is een aparte adviescommissie ingericht voor podia (op het gebied van podiumkunsten en debat). Dit geldt ook voor podia die óók produceren.
• Het formulier voor de voorgenomen activiteiten 2025-2028 is aangepast op basis van input van culturele organisaties uit alle sectoren.
• Voor aanvragers die van de gemeente Amsterdam of het AFK in 2023 meer dan € 600.000 ontvangen als onderdeel van een vierjarige subsidie Kunstenplan 2021-2024, mag het gemiddeld aangevraagde subsidiebedrag per jaar voor de periode 2025-2028 met maximaal 5% groeien ten opzichte van het (geïndexeerde) bedrag dat zij in 2023 ontvangen.
• Naast het jaarverslag (jaarrekening en bestuursverslag) over 2021 en 2022 vragen we een conceptrealisatie over 2023. Het gaat om een conceptrealisatie van de begroting, niet de balans. Dit maakt het voor aanvragers mogelijk om een completer beeld te geven van hun activiteiten en situatie ook ná corona. De coronajaren kunnen bij organisaties immers een sterk wisselend beeld geven. 
• Bij de aanvraag wordt géén apart Actieplan Diversiteit en Inclusie meer gevraagd. Diversiteit en Inclusie is – net als in 2021-2024 – een onderdeel van de criteria. Aanvragers benoemen duidelijk en concreet hun doelstellingen op het gebied van D&I en verwerken de manier waarop ze deze doelstellingen willen bereiken integraal in hun ondernemingsplan voor 2025-2028.
• Intentieverklaringen van samenwerkingspartners zijn alleen nodig wanneer er sprake is van langdurige, structurele samenwerking in de periode 2025-2028.

De subsidie is bedoeld voor alle culturele disciplines en crossovers. De adviescommissies waar de aanvragen worden behandeld zijn opgezet rond specifieke kunstdisciplines, om daarbinnen voldoende specialistische kennis te kunnen waarborgen over de breedte aan genres en subgenres die het actuele kunstenlandschap kenmerkt.

Er zijn negen adviescommissies: Woordkunst, Film, Muziek & Muziektheater, Theater, Dans, Erfgoed (musea en immaterieel), Beeldende Kunst en Creatieve Industrie, Cultuureducatie, en Podia (podiumkunsten en debat).

Er wordt niet gewerkt met functies. De regeling staat open vooralle schakels in de culturele ‘keten’: van ontwikkelinstellingen tot producerende en -presenterende organisaties. Door de verdeling van het budget over verschillende adviescommissies, garanderen we dat de verschillende disciplines allemaal vertegenwoordigd zijn in de toekenningen.

Je bent niet verplicht om onder dezelfde discipline aan te vragen als de vorige keer. Wel is het goed om te weten dat de budgetten (subsidieplafonds) van de adviescommissies onder andere worden bepaald op basis van de situatie, aanvragen en toekenningen van de vorige keer. Neem bij twijfel contact op met het AFK. De budgetten per commissie worden vóór het opengaan van de regeling apart gepubliceerd op de website van het AFK.

Je kiest zelf in het aanvraagformulier welke kunstdiscipline het beste aansluit bij de kern van de activiteiten van je organisatie en in welke adviescommissie je behandeld wil worden. Het bestuur van het AFK neemt het definitieve besluit over de adviescommissie waar de aanvraag behandeld wordt, en sluit hierbij zo veel mogelijk aan bij de keuze van de aanvrager. Een commissie kan ook om een co-advies van een andere commissie vragen, waardoor een aanvrager binnen meerdere disciplines beoordeeld kan worden. Binnen alle adviescommissies is bovendien kennis van multidisciplinair werken geborgd.

Bij een tenderprocedure worden alle aanvragen op hetzelfde moment behandeld. Kenmerkend is dat het gaat om een rangschikking van de subsidieaanvragen op basis van dezelfde criteria, op hetzelfde moment en onder dezelfde omstandigheden. Aan een tenderprocedure worden extra eisen gesteld om te zorgen voor een gelijke behandeling van aanvragers. Zo is het in een tenderprocedure voor het AFK niet mogelijk om tussentijds inhoudelijk met de aanvrager over zijn aanvraag te communiceren. Dat zou een andere aanvrager kunnen benadelen. Ook mag er geen rekening worden houden met inhoudelijke informatie die na het verstrijken van de indieningsdatum is verstrekt.

Organisaties moeten op de uiterste datum van indiening aantoonbaar minimaal drie jaar actief zijn in de kunsten en activiteiten gedurende die tijd in continuïteit uitvoeren. Ze moeten minimaal drie jaar rechtspersoonlijkheid bezitten met volledige rechtsbevoegdheid zonder winstoogmerk en in dezelfde vorm of samenstelling de activiteiten waarvoor wordt aangevraagd in continuïteit uitvoeren. (In verband met corona kijkt het AFK hierbij met coulance naar de activiteiten in het jaar 2021.) Ze moeten gevestigd zijn in Amsterdam wat blijkt uit de statutaire zetel dan wel het bezoekadres op het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Ze moeten in de statuten hebben vastgelegd dat het doel is het ontplooien van activiteiten op het gebied van kunst en cultuur. Het bij de aanvraag verplichte uittreksel van de Kamer van Koophandel mag maximaal drie maanden oud zijn. Zie voor alle formele voorwaarden de regeling en toelichting.

In het Cluster Cultuureducatie zijn instellingen opgenomen die binnen het Basispakket Kunst- en Cultuureducatie veel dienstverlenende activiteiten uitvoeren voor scholen. Het gaat om Muziekschool Amsterdam, Aslan Muziekcentrum en het Leerorkest. Deze instellingen dienen een aanvraag in bij de gemeente Amsterdam. Deze aanvragen worden beoordeeld door de Amsterdamse Kunstraad.

Het discipline-hoofd van het AFK fungeert als aanspreekpunt voor de aanvragers. Een overzicht van de hoofden met hun contactgegevens vind je op de medewerkerspagina. Voor de commissie Podia kun je terecht bij het hoofd Theater en Dans, of het hoofd Muziek en Muziektheater. Voor elke adviescommissie werken een of meer behandelaars. De behandelaar speelt een belangrijke rol in de voorbereiding, begeleiding en vertaling van de argumentatie van de commissie naar een coherent advies, maar oordeelt zelf niet mee.

Zorg ervoor dat de adviescommissie zich op basis van de aanvraag een concreet beeld kan vormen van je voornemens, en kan beoordelen of die voornemens ook financieel en organisatorisch uitvoerbaar zijn. Dat geldt zowel voor het ondernemingsplan als de andere gegevens in de aanvraag. We adviseren vooraf goed de toelichting op de regeling te lezen, met name ook de uitwerking van de beoordelingscriteria.

Voor de meeste organisaties zullen de activiteiten aan het begin van de vierjarige periode preciezer te omschrijven zijn dan aan het eind van de vierjarige periode. Ga uit van een goed overzicht van het geheel en zoom waar nodig in op bijzonder relevante activiteiten. Als hulpmiddel bij het schrijven van je plan kun je gebruik maken van de ‘Hulpvragen voor het ondernemingsplan’. Dit is een vragenlijst die je kan helpen om de aanvraag zo helder en compleet mogelijk te krijgen. Het gaat niet om een verplicht format, de opzet van het ondernemingsplan is vrij.

Er is een overkoepelende, samenhangende visie en werkwijze nodig op artistiek-inhoudelijk of cultuureducatief vlak, op het publiek of de deelnemers die je daarmee wil bereiken, hoe en met welke mensen, middelen en marketing je jouw activiteiten ten uitvoer brengt, de manier waarop jouw organisatie zich verbindt met de stad, en waar jouw activiteiten plaatsvinden. Daarbij is er ook aandacht en een aanpak nodig voor diversiteit en inclusie, op een manier die past bij jouw organisatie en ervaring.

We verwachten daarnaast een kwantitatieve inschatting van de activiteiten en het bereik daarvan, en een inhoudelijke omschrijving van de beoogde activiteiten (zoals producties, tentoonstellingen, programmering).

De subsidieplafonds voor de regeling Vierjarige subsidies 2025-2028 zijn vastgesteld op basis van het prijspeil van 2024. Gebruik daarom prijspeil 2024 bij het opstellen van de aanvraag.

Voor organisaties die in het kader van Kunstenplan 2021-2024 meer van € 600.000 ontvangen in 2023 geldt een begrenzing van het aan te vragen bedrag. Zij kunnen maximaal 5% meer aanvragen dan het (geïndexeerde) bedrag dat zij ontvangen in 2023.

Nee, het AFK stelt geen richtlijnen voor honoraria en salarissen. We gaan uit van Fair Pay. Dat betekent dat we beoordelen of culturele organisaties cao’s en honorariumrichtlijnen aanhouden, en dat betaling van (freelance) medewerkers redelijk en eerlijk is, ook indien er geen cao is.

Bij de beoordeling van de uitvoerbaarheid van jouw plannen wordt gekeken naar de gehele visie op de bedrijfsvoering: de wijze waarop de organisatie omgaat en wil omgaan met mensen en middelen, rekening houdend met zijn toekomst en maatschappelijke context. Realistische beloningen spelen hierbij een rol. In dit kader komen ook ambities voor good governance, fair practice en sociale veiligheid aan bod.

Ja, ook huisvestingskosten kunnen worden opgenomen in de begroting.

Ja dat kan, mits er sprake is van in continuïteit uitgevoerde activiteiten en niet van afzonderlijke projecten. Beschrijf in jouw plan bovendien altijd de visie en het geheel aan activiteiten van jouw organisatie, aangezien zij een belangrijke context vormen voor het deel van de activiteiten waarvoor je wil aanvragen. De adviescommissie beoordeelt op basis van de criteria de organisatie en de plannen integraal. Ga ook in de exploitatiebegroting uit van het totaal van jouw activiteiten. De aan het AFK gevraagde subsidie kan je daarbinnen apart aangeven. In het ondernemingsplan kan je dat verder omschrijven.

Je beschrijft jouw gehele plan, inclusief activiteiten die eventueel buiten Amsterdam plaatsvinden. In het online aanvraagformulier en in het ondernemingsplan is er ruimte om aan te geven welk deel van jouw activiteiten en bezoek je buiten de stad realiseert. Het gevraagde subsidiebedrag moet in een redelijke verhouding staan tot de mate waarin de activiteiten van belang zijn voor de stad, tot het aandeel van de activiteiten in Amsterdam of tot het bereik van bezoekers en/of deelnemers in Amsterdam.

Ja, je kan aanvragen voor internationale activiteiten op het gebied van productie, presentatie, cultuureducatie en talentontwikkeling, die samenhangen met de reguliere activiteiten van een organisatie en een verbinding hebben met de stad Amsterdam (bijvoorbeeld door uitwisseling van makers, thematiek, presentatieplek of anderszins zichtbaarheid voor Amsterdams publiek).

Bij een (voorgenomen) juridische fusie tussen twee of meer organisaties, kan er gezamenlijk worden aangevraagd. Alle betrokken organisaties dienen te voldoen aan de eisen die worden gesteld aan de aanvrager, waarbij een van de betrokken partijen als penvoerder fungeert. De penvoerder dient namens de overige bij de fusie betrokken rechtspers(o)on(en) de subsidieaanvraag in en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het ondernemingsplan, totdat de fusie is gerealiseerd.

Bij een verregaande, structurele samenwerking tussen organisaties dienen de betreffende organisaties ieder hun eigen aanvraag en ondernemingsplan in. In het ondernemingsplan wordt de samenwerking in iedere afzonderlijke aanvraag zo uitvoerig beschreven als jij voor de beoordeling noodzakelijk acht. Omdat subsidietoekenning plaats vindt aan een rechtspersoon, is het belangrijk dat je de begroting indient voor je eigen organisatie. Een begroting van de volledige samenwerking, waarin het aandeel van de afzonderlijke samenwerkingspartners zichtbaar wordt, kun je apart uploaden. Maak in beide aanvragen duidelijk hoe de geldstromen tussen de verschillende samenwerkingspartners lopen.

Neem bij twijfel contact op met het AFK.

In sommige gevallen heeft een of meer andere rechtspersonen zeggenschap over jouw organisatie. Het kan bijvoorbeeld gaan om invloed bij het bepalen van jouw beleid, of invloed op de financiën van jouw organisatie. In de toelichting op de regeling staat beschreven wanneer er in elk geval sprake is van een gelieerde rechtspersoon.

Een gelieerde rechtspersoon kan gevolgen hebben voor je subsidiebehoefte en moet daarom altijd vermeld worden in de aanvraag. Het kan zijn dat het AFK het vermogen van de gelieerde rechtspersoon betrekt bij de beoordeling van de aanvrager, dat er sprake is van invloed op de governance-situatie, of op besteding van jouw middelen waaronder subsidies.

Van de gelieerde rechtspersonen hebben wij aanvullende documentatie nodig voor het beoordelen van de aanvraag. De specifieke documentatie staat in de toelichting op de regeling.

Alleen als er sprake is van twee afzonderlijke organisaties met een eigen rechtspersoonlijkheid, is dat mogelijk.

Het ondernemingsplan mag in totaal maximaal 20 pagina’s omvatten, met maximale lettergrootte 10 pt en minimale regelafstand 1.0. Dit is inclusief afbeeldingen en andere visuele elementen. Het is exclusief de toelichting op de begroting, die als apart document van maximaal vijf pagina’s moet worden ingediend.

Aanvragers moeten gevestigd zijn in Amsterdam wat blijkt uit de statutaire zetel dan wel het bezoekadres op het uittreksel van de Kamer van Koophandel; daarop zijn helaas geen uitzonderingen mogelijk. Aangezien omliggende gemeenten het Kunstenplan niet meefinancieren, is een statutaire vestiging of bezoekadres in Amsterdam noodzakelijk.

Wanneer organisaties met een vierjarige subsidie gedurende deze vierjarige periode verhuizen naar een locatie buiten de stad, is dit een essentiële wijziging die aan het AFK doorgegeven dient te worden. De verhuizing kan consequenties hebben voor de subsidie. We adviseren om bij voornemens voor een verhuizing tijdig contact op te nemen met je contactpersoon bij het AFK.

Weesp is inderdaad onderdeel van gemeente Amsterdam en organisaties die in Weesp gevestigd zijn, kunnen een aanvraag indienen voor de regeling Vierjarige subsidies 2025-2028. De situatie van de culturele sector in Weesp is echter anders dan in de rest van Amsterdam. Daarom zal voor 2025-2028 een aparte voorziening worden getroffen voor organisaties die nu nog meerjarig worden ondersteund vanuit stadsgebied Weesp.

Een organisatie moet op het moment van indienen van de aanvraag gevestigd zijn in Amsterdam.

De aanvraag moet in het Nederlands worden ingediend. Zo voorkomen we misverstanden bij het bespreken van de aanvraag en in het advies.

Ja, dat mag. Het AFK sluit in de aanvraagprocedure zoveel mogelijk aan bij OCW en de landelijke cultuurfondsen. Toch zijn er verschillen in de vereisten voor de aanvraag. Wij raden je daarom aan om de regeling en toelichting aandachtig door te lezen.

Het formulier is voor de huidige regeling herzien. Hiervoor is een afvaardiging uit het Amsterdamse culturele veld geraadpleegd, met representatie uit alle sectoren. Het AFK is verplicht om een aantal kwantitatieve gegevens op te vragen die gebruikt worden voor landelijke en gemeentelijke onderzoeksdoeleinden. We proberen echter om het formulier zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de praktijk. De opzet van het ondernemingsplan is vrij.

Corona heeft de cultuursector hard geraakt en dit is onder andere te zien in de financiële resultaten en prestaties. Bij de beoordeling kijkt het AFK daarom met coulance naar de activiteiten in het jaar 2021. Zorg dat bijzondere afwijkingen of ontwikkelingen helder worden toegelicht. Om ook de resultaten van twee (bijna) coronavrije jaren te kunnen meenemen, vragen wij om een conceptrealisatie van de begroting voor 2023. Een conceptbalans voor dat jaar is niet nodig. Wij begrijpen dat het gaat om voorlopige resultaten over 2023 en verwachten niet dat het gaat om de definitieve cijfers.

Een festival heeft doorgaans in de eerste plaats een presenterende functie, maar kan daarnaast ook producerende activiteiten ontplooien, of activiteiten op het gebied van talentontwikkeling of cultuureducatie. Je geeft zelf in het online aanvraagformulier aan welke activiteiten voor jou relevant zijn.

Met de regeling Vierjarige subsidies ondersteunen wij niet de inzet van cultuurcoaches. Daarvoor is er een aparte regeling. De aanvraagmogelijkheid voor cultuurcoaches gaat ná de Kunstenplanuitslagen in augustus 2024 van start. Dit is een aparte procedure. Het is dus belangrijk om, als je (onderdelen van) cultuurcoaches opneemt in je ondernemingsplan of begroting, er rekening mee te houden dat: 

• je hier niet voor aanvraagt binnen de vierjarige regeling;
• je inzet van cultuurcoaches binnen deze aanvraag dus niet wordt beoordeeld;
• duidelijk moet zijn welk deel van de prestaties en welk bedrag binnen de begroting cultuurcoach-activiteiten betreft aangezien het geen onderdeel is van de aanvraag.

In de aanvraag vragen we om de jaarrekeningen en bestuursverslagen van eerdere jaren. Een jaarverslag bestaat uit een jaarrekening en een bestuursverslag. Het bestuursverslag is geschreven door de bestuurder van de organisatie. Het bestuursverslag is de inhoudelijke jaarverantwoording van een boekjaar. Dit verslag bevat informatie over de verrichte activiteiten en of de beoogde doelstellingen en resultaten zijn behaald. Dit verslag hoeft niet per sé 'bestuursverslag' te heten, het gaat om de inhoud.

In de aanvraag vragen we om een concept-realisatie 2023. De concept-realisatie geeft een concept-overzicht van baten en lasten (incl. exploitatieresultaat) voor boekjaar 2023. We verwachten niet dat dit al het definitieve overzicht en resultaat is, we vragen om een concept.

In het aanvraagformulier wordt om een beknopte concept-realisatie 2023 gevraagd, in hetzelfde overzicht en in dezelfde opzet als de realisatie 2021 en 2022 en begroting 2025-2028.  Je levert daarnaast ook je concept-realisatie aan in een apart document. Daar is geen vaste vorm voor. Dit kan bijvoorbeeld een uitdraai van de verlies- en winstrekening uit je boekhouding zijn. Het is een vereiste dat je meegestuurde concept-realisatie aansluit bij wat je in het aanvraagformulier invult voor 2023.

De budgetten (subsidieplafonds) van elke commissie worden bij het publiceren van de definitieve regeling bekendgemaakt.

Het AFK werkt niet met normbedragen per voorstelling of activiteit. Wel beoordeelt de adviescommissie of de begroting en het gevraagde bedrag realistisch zijn en in verhouding staan tot het beoogde aantal en aard van activiteiten.

De adviescommissie adviseert per aanvraag over de subsidiehoogte, waarna het bestuur bij de subsidieverlening beslist over de subsidiehoogte. Uitgangspunt bij het bepalen van de subsidiehoogte is niet per definitie het door de aanvrager opgegeven tekort, maar het bedrag dat door de commissie en het AFK (op basis van daartoe opgestelde richtlijnen) redelijk wordt geacht voor de desbetreffende aanvraag. In de toelichting op de regeling kun je vinden met welke aspecten rekening wordt gehouden.

Voor aanvragers die van de gemeente Amsterdam of het AFK in 2023 meer dan € 600.000 ontvangen als onderdeel van een vierjarige subsidie Kunstenplan 2021-2024, mag het gemiddeld aangevraagde subsidiebedrag per jaar voor de periode 2025-2028 met maximaal 5% groeien ten opzichte van het (geïndexeerde) bedrag dat zij in 2023 ontvangen.

Nee, er geldt binnen de regeling 2025-2028 geen eigen inkomstennorm. Wel beoordelen we of er sprake is van een passende financieringsmix voor jouw activiteiten met voldoende spreiding van risico’s. Dit bepaalt immers mede of jouw plannen naar verwachting realistisch en goed uitvoerbaar zijn.

We stellen geen normen voor publieksaantallen. De commissie beoordeelt of de aard en omvang van het door jou beoogde bereik aansluit bij jouw artistieke voornemens, en bij de organisatie en haar activiteiten. Ook wordt bekeken of het beoogde publiek naar verwachting haalbaar is met de concrete marketinginspanningen, mensen en middelen die je daarvoor formuleert in het plan. Ook vragen we je een indicatie te geven van de te verwachten publieksaantallen, en wordt in de monitoring gevolgd of je dat bereikt.

In principe mag naar eigen inzicht worden omgegaan met de bijdrage voor onderhoud binnen de subsidie mits het onderhoudsniveau op peil blijft. Wel dienen organisaties die een verantwoordelijkheid hebben ten aanzien van het onderhoud van gebouwen te beschikken over een MOP (meerjaren onderhoudsplan). Deze organisaties dienen voor onderhoud het daarvoor het in het MOP vastgestelde jaarbedrag te reserveren. In bepaalde gevallen kan het AFK de verplichting opleggen dat een geoormerkt deel van het subsidiebedrag moet worden gebruikt voor de uitvoering van het MOP. Dit geldt in ieder geval voor aanvragers die in de periode 2021-2024 in de Amsterdam Bis waren opgenomen. Voor alle inrichtingseisen en verantwoording ten aanzien van de MOP in 2025-2028 verwijzen wij naar bijlage 8 van de Hoofdlijnen Kunst en Cultuur 2025-2028.

Het meerjarenonderhoudsplan (MOP) is één van de verplichte bijlagen van de aanvraag. Het meerjarenonderhoudsplan mag op het moment van indienen van de aanvraag niet ouder zijn dan 4 jaar, maar bij voorkeur niet ouder dan 1 jaar. Is een MOP tussen 1 en 4 jaar oud, dan is een inhoudelijke toelichting op de actuele situatie en een vooruitblik naar de periode 2025-2028 verplicht.

Het plan staat bij de beoordeling centraal, maar het verleden biedt context om te kunnen beoordelen of de ambities realistisch zijn wat betreft artistiek belang, belang voor de stad, diversiteit en inclusie, en uitvoerbaarheid.

In het ondernemingsplan wordt daarom specifiek gevraagd om te reflecteren op het verleden in betrekking tot alle criteria: artistiek belang, belang voor de stad, diversiteit en inclusie, en uitvoerbaarheid. Bij organisaties die deel uitmaakten van het Kunstenplan 2021-2024 maakt de commissie ook gebruik van evaluatiegegevens die over die periode beschikbaar zijn bij het AFK, de Gemeente Amsterdam en de Amsterdamse Kunstraad.

Bij de beoordeling van organisaties die geen deel uitmaakten van het voorgaande Kunstenplan 2021-2024 kan het AFK eventueel gebruik maken van beschikbare evaluaties in het kader van de verantwoording van projectsubsidies of de regeling Ontwikkeling bij het AFK die betrekking hebben gehad op de jaren 2021 of later. Ook vragen we om bijlagen in de vorm van geluid, beeld of andere documentatie mee te sturen met de aanvraag, op basis waarvan de commissie een beeld kan krijgen van de activiteiten van 2021 tot het moment van aanvragen.

Wanneer in het ondernemingsplan partners worden opgevoerd waarmee langdurig en structureel wordt samengewerkt in de periode 2025-2028, dan dient in de plannen van beide aanvragers deze samenwerking terug te komen. Indien één of meer samenwerkingspartners geen aanvraag indienen in de vierjarige regeling van het AFK, dient een intentieverklaring over de samenwerking te worden meegestuurd. Uit deze verklaring moet duidelijk blijken dat de partners zich committeren aan de samenwerking.

In de toelichting op de regeling kun je de criteria en subcriteria vinden.

Bij digitale activiteiten kan je in het aanvraagformulier jouw online bezoekers aangeven, die daar als regulier publieksbereik worden beschouwd.

De negen adviescommissies bestaan doorgaans uit ieder (ten minste) vijf adviseurs die het AFK gericht op de meerjarige subsidies heeft geworven. De adviseurs zijn geselecteerd op basis van hun professionele deskundigheid in een of meer relevante disciplines en thema’s binnen de kunsten. De commissies zijn opgezet rond kunstdisciplines, om daarbinnen voldoende specialistische kennis te kunnen waarborgen over de breedte aan genres en subgenres die het actuele kunstenlandschap kenmerkt. De commissies staan onder leiding van niet-meestemmende voorzitters met een breder maatschappelijk profiel. De adviescommissies worden later bekendgemaakt. 

De adviescommissie toetst alle aanvragen, die voldoen aan de formele vereisten om voor subsidie in aanmerking te kunnen komen, aan de criteria. Bij de beoordeling wordt per criterium gebruik gemaakt van een waarderingsschaal in woorden (zoals ‘goed’, ‘voldoende’, ‘zwak’) als conclusie van de inhoudelijke beoordeling per criterium. De waarderingsschaal in woorden bij elk criterium is een hulpmiddel in het kader van een zorgvuldige en evenwichtige beoordeling van de ingediende aanvragen. Aan de waarderingsschaal in woorden zijn cijfers (punten) gekoppeld, voor een zorgvuldige vertaling naar een rangorde van de aanvragen. Op basis van de beoordeling worden de aanvragen per discipline door de adviescommissie in een rangorde geplaatst. De subsidie wordt volgens deze rangschikking aan aanvragers toegekend totdat het subsidieplafond is bereikt. Na afronding van de beoordeling brengen de voorzitters het advies van de commissies uit aan het bestuur van het AFK, dat op basis daarvan de subsidiebesluiten neemt.

De besluiten worden op 1 augustus 2024 gepubliceerd. Het AFK informeert de aanvrager op 1 augustus schriftelijk over zijn besluit. Het AFK heeft de mogelijkheid om de behandelingstermijn zo nodig eenmalig met zes weken te verlengen, mits het fonds de aanvrager daarvan tijdig op de hoogte stelt.

De adviesteksten zonder de voorgenomen besluiten worden voorafgaand aan de publicatie toegezonden, zodat je kunt reageren op feitelijke onjuistheden. Je krijgt enige tijd daarvoor een bericht op welk moment je deze tekst ongeveer kan verwachten en wat de periode voor reactie is.

Ja, het AFK heeft een regeling voor bezwaarprocedures en een onafhankelijke bezwaarcommissie. Hier kan je binnen zes weken bezwaar maken tegen subsidiebesluiten. Na het schriftelijk indienen van een bezwaarschrift volgt een hoorzitting met de bezwaarcommissie.

De landelijke fondsen en het AFK hebben ieder eigen opdrachten van de overheid, eigen beleidskaders en daaraan gerelateerde criteria waarbinnen ze werken. Het is daardoor niet mogelijk om gezamenlijke subsidiebeslissingen te nemen. Wel is er tussentijds contact tussen de fondsen. Ook zijn aanvraagformulieren gedeeltelijk op elkaar afgestemd.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager dat de aanvraag tijdig en compleet wordt ingeleverd. Op 1 februari om 16.00 uur dient de aanvraag vergezeld van alle vereiste bijlagen volledig ingevuld te zijn ingeleverd. Er mag door het AFK geen aanvullende informatie worden opgevraagd, omdat het vanwege de zogenaamde ‘tenderprocedure’ verplicht is dat alle aanvragers gelijke mogelijkheden krijgen en gelijk worden behandeld.

Nee, voor de aanvraag voor de Vierjarige regeling 2025-2028 heb je een nieuwe account nodig. Het AFK gebruikt namelijk een nieuw behandelsysteem waarmee meerdere personen kunnen werken aan één aanvraag.  De gebruikersaccounts zijn op eigen naam, dus iedereen logt in met eigen inloggegevens. Vervolgens maak je een aanvraagaccount aan voor jullie organisatie: de organisatiepagina. Vanuit daar kun je andere gebruikersaccounts toevoegen en kun je samen werken in het aanvraagformulier voor de organisatie. De nieuwe accounts maak je aan via de inlogpagina op Mijn AFK.

Een tekenbevoegde is iemand die namens een organisatie mag handelen en overeenkomsten mag aangaan. Wie tekenbevoegd is staat in het Uittreksel van de Kamer van Koophandel van de organisatie. Het indienen van de aanvraag voor de Regeling Vierjarige subsidies 2025-2028 kan alleen gedaan worden door iemand die tekenbevoegd is namens de aanvragende organisatie. Die persoon moet van tevoren worden geverifieerd door het AFK. De beheerder van de aanvraagaccount kan iemand Tekenbevoegde maken via de ‘Medewerkers beheren’ pagina.

Er moet minimaal één tekenbevoegde persoon zijn voor je organisatie voordat je kan starten met de aanvraag. Zorg dus dat je dit tijdig regelt!

Ja, dat kan. Let wel: alle informatie die je in het formulier invult of wijzigt wordt direct opgeslagen. Zorg er dus voor dat je niet tegelijk met een collega in hetzelfde deel van het formulier aan het werk bent. Dan kunnen gegevens verloren gaan. Het is natuurlijk ook mogelijk en toegestaan om alles bij één persoon te beleggen en alles alleen in te vullen en in te dienen, als je maar tekenbevoegd bent namens de organisatie. Er is dus geen verplichting dat er meerdere gebruikers gekoppeld moeten zijn aan een aanvraagaccount, of dat de verificatie van Tekenbevoegde door een ander ingestuurd moet worden.

Meer veelgestelde vragen over het aanvraagaccount / inlogomgeving Vierjarige subsidies kun je vinden onder 'Downloads' op de webpagina van de regeling. 

De jaarlijkse verantwoordingen van meerjarig gesubsidieerde organisaties worden door de hoofden van het AFK geanalyseerd. De hoofden voeren vervolgens monitorgesprekken. Daarnaast maken adviseurs verslagen van activiteiten die ze bezoeken.

Er is een financiële verantwoording en een inhoudelijke verantwoording. Bij subsidies boven de € 250.000 wordt behalve een bestuursverslag en jaarrekening ook een controleverklaring van een accountant gevraagd. Het AFK publiceert in 2025 een Handboek Verantwoording, met de volledige informatie.

Het AFK heeft speeddates georganiseerd om zoveel mogelijk aanvragers te woord te kunnen staan. Mede op basis van deze speeddates is deze Q&A tot stand gekomen, die we regelmatig actualiseren. Voor verdere vragen kun je je richten tot het hoofd van de desbetreffende discipline waarvoor je aanvraagt. Let op, vanaf 1 februari 2024 16.00 uur is het niet meer mogelijk om je aanvraag te wijzigen of informatie toe te voegen.

Je kunt ons uitnodigingen sturen voor activiteiten die je de komende maanden organiseert, die wij desgevraagd aan de betreffende adviescommissies doorsturen. We hebben een apart mailadres waar dit heen kan: vierjarig@afk.nl. Daarnaast biedt het AFK in januari 2024 de mogelijkheid aan aanvragers voor een vierjarige subsidie 2025-2028 die nooit eerder een vierjarige aanvraag hebben gedaan om kort kennis te maken met het AFK.

De huidige regeling Ontwikkeling blijft bestaan. De regeling wordt in de komende maanden verder uitgewerkt en in de loop van 2024 gepubliceerd. Voor deze regeling kunnen net als nu relatief jonge organisaties in opbouw aanvragen, die op het moment van aanvragen minimaal twee en maximaal zes jaar in hun huidige vorm bestaan.

Vierjarig binnen het Kunstenplan ondersteunde organisaties kunnen niet aanvragen binnen andere regelingen van het AFK tenzij hierop expliciet een uitzondering wordt gemaakt. Dit geldt voor organisaties die vierjarig door het AFK gesubsidieerd worden en organisaties die door de gemeente vierjarig worden gesubsidieerd in het kader van Kunstenplan 2025-2028.

Ja, dat kan onder bepaalde voorwaarden die beschreven staan in de regeling projectsubsidies. Dat wil onder andere zeggen: voor zover de inhoud en de kosten van de individuele aanvraag geen deel uitmaken van de vierjarige plannen van de betreffende organisatie. Het AFK kan ook niet bijdragen aan kosten van de vierjarig ondersteunde organisatie.